Thuiswerken: In 4,5 maand tien jaar ervaring rijker. Wat willen we houden en wat willen we terug?

Thuiswerken, we hebben het de afgelopen maanden veel moeten doen. Nu we weer langzaamaan meer terug naar kantoor kunnen, is het tijd voor reflectie. Hoe gaan we het nieuwe normaal inrichten qua werk en werkplek? Mijn persoonlijke visie op thuiswerken is inmiddels al meerdere keren gewijzigd. Van “je moet een minimaal aantal dagen op kantoor zijn, want dat is belangrijk voor het groepsgevoel en de creativiteit”. Via “dat thuiswerken is echt fantastisch, de oplossing voor een betere werk/privé balans”. Tot “best complex dat thuiswerken. Wat een puzzel al die verschillende belangen, behoeftes en aandachtspunten”. Voor dit blog heb ik een rondvraag en een LinkedIn poll gedaan in mijn netwerk over de kijk op je huis als werkplek. Het heeft me mooie inzichten opgeleverd die ik graag met jullie deel.

2020 als sleutelmoment: thuiswerken wordt steeds meer de norm

In de thuiswerktijd hebben we ervaring opgedaan met ons huis als werkplek, gezinsleden als medeaanwezigen, veel minder reistijd en dus minder files en een flinke verdere digitalisering van ons werk. Daar blijken allerlei voordelen aan te zitten. Voordelen die zo groot zijn dat er al een aantal bedrijven zijn, zoals Rabobank, Philips en VodafoneZiggo, die thuiswerken als nieuwe norm gaan hanteren. Werknemers krijgen dan de keuze waar ze willen werken. De keuze om te reizen wordt dat een verantwoordelijkheid van het team in plaats van het individu. Het kantoor wordt een ontmoetingsplaats en zal ook zo worden ingericht. Geen of minder kantoortuinen meer, maar ruimtes voor overleg en samenwerking. Het personeel van Twitter hoeft waarschijnlijk helemaal niet meer op kantoor te verschijnen, gelukkig hebben de medewerkers van Rabobank, Philips en VodafoneZiggo nog een keuze. Want dat thuiswerken moet wel bij je passen.

V infrastructuur, V vertrouwen, V welzijn medewerkers

Flexibel werken, dat was iets wat vooral op incidentele schaal gebeurde of voor bepaalde functies. Bij veel bedrijven was de infrastructuur nog niet zo ingericht dat er op grote schaal op afstand gewerkt kon worden. Vanaf de lockdown is hier in sneltreinvaart verandering in gekomen. In een grote sprong zijn we 10 jaar vooruit in de tijd gegaan. Systemen, processen, beveiliging, technologische hulpmiddelen: alles is aangepast en ingezet om flexibele werkomstandigheden mogelijk te maken. De verbeterde infrastructuur is er dus helemaal klaar voor.

Uit een internationaal onderzoek in 2019, uitgevoerd door International Workplace Group, bleek dat 85% van de ondernemingen zag dat de productiviteit toenam na het vergroten van de flexibiliteit binnen de organisatie. Toch waren werkgevers nog huiverig om thuiswerken op grote schaal toe te staan. Want hoe weet je nu zeker dat jouw medewerkers wel hun uren maken? Het massale thuiswerken tijdens de lockdown heeft wel laten zien dat dit wantrouwen totaal onterecht was. Men blijkt thuis juist eerder te veel uren te maken, dan te weinig. Met elkaar hebben we dus laten zien dan we thuis echt te vertrouwen zijn.

De infrastructuur staat dus en we hebben gezien dat we thuiswerkers kunnen vertrouwen. De laatste horde die we moeten nemen, is het borgen van het welzijn van de werknemers. Het werken op afstand brengt namelijk ook een aantal risico’s met zich mee. Risico’s die vooral op het gebied van het welzijn van het personeel liggen. Thuiswerkers ervaren minder tijdsdruk en doordat ze geen reistijd hebben kunnen ze hun dag beter indelen, handig bij bijvoorbeeld zorgtaken. De keerzijde is echter dat de afstand leidt tot minder grip op (potentieel) verzuim en dit zelfs kan versterken. Een werkplek die niet voldoet aan Arbo richtlijnen, eenzaamheid, te lang achter je beeldscherm werken, te weinig pauzes, stress door huisgenoten, te weinig contact met je leidinggevende en andere collega’s: allemaal mogelijke kansen op verzuim. Ruim dan ook voldoende ruimte in je thuiswerkbeleid in voor het welzijn van het personeel.

Behoefte van werknemers: zowel gefocust thuis als interactief op het werk

Een rondgang in mijn netwerk bevestigde mijn vermoeden: zo veel mensen, zo veel wensen. Uit de poll blijkt: 48% geeft de voorkeur aan kantoor, tegen 24% het liefst thuis. 18% geeft aan beide heel belangrijk te vinden. Maar eigenlijk zegt iedereen dat ze graag een combinatie wensen van thuis en kantoor. Want of jouw voorkeur nou uitgaat naar de fijne focus thuis, het gezellige rumoer op kantoor, het voordeel van meer tijd met de kinderen of het gemis van sociale contacten, helemaal het een of het ander is ook niet alles. Maar wat is die perfecte balans dan? Dat verschilt dus per persoon en is afhankelijk van onder andere karakter, levensfase, thuissituatie en functie. Volledig thuiswerken met het kantoor enkel als ontmoetingsplaats gaat dus waarschijnlijk niet voldoen aan alle behoeftes van je medewerkers, de gulden middenweg zal ook hier weer eens het meest passend zijn. Uiteraard met ruimte voor persoonlijke visie en wensen.

Tips voor een thuiswerkbeleid

Ben je bezig met het opstellen van een thuiswerk beleid? In het onderzoek tot dit blog kwam ik in de literatuur een aantal mooie tips tegen, welke ik verzameld heb. Uiteraard deel ik deze graag met jullie, aangevuld met de tips van alle ervaringsdeskundigen uit mijn netwerk (jullie allemaal dus). Dank voor jullie input allemaal!

Plan zo veel mogelijk overleggen face-to-face in. Zo missen we niet alle non-verbale signalen, zoals dat wel gebeurd met digitale overleggen. De beste communicatie gebeurt immers nog steeds als we alle verbale en non-verbale signalen kunnen oppakken. Zo voorkomen we dat we te veel robotiseren.
Neem je thuis te weinig pauze en zit je te lang stil? Ga pauzewandelen. De combinatie van naar buiten en bewegen reset je brein en ontspant je lichaam. Mis je tevens je collega’s? kijk dan eens of je samen met in de buurt wonende collega’s kunt gaan wandelen. Haal je meteen het teamgevoel weer aan.
Richt op kantoor een echte koffiecorner in. Het koffieapparaat is een natuurlijke plek voor interactie, pauzemomenten en wandelganggesprekken. Nut dit uit door er een meetingpoint van te maken.
Zorg voor een routine, zo baken je het werk en privé leven duidelijk af. Belangrijkste hierin is het eindigen van je werkdag met een routine. Mocht je, net als ik, graag in de auto naar huis hard (en vals) meezingen in de auto: The Blues Brothers hebben de perfecte nummers om stoom af te blazen én worden door het thuisfront meestal ook goed gewaardeerd.

Thuiswerken als norm instellen? Dit speelt er nu

Zoals gezegd zijn er steeds meer bedrijven die thuiswerken als norm gaan hanteren. De volgende vraagstukken moeten deze trendsetters wel nog oplossen voordat het breed gedragen zal worden:

Kostenvergoeding voor thuiswerken. Thuiswerken kost een werknemer zo’n € 2 per dag. Dit zijn bijvoorbeeld de kosten van koffie/thee, wc-papier, elektriciteit en de afschrijving van je bureau en stoel. Deze kosten zijn niet aftrekbaar bij de fiscus. Wil je als werkgever deze kosten daarom zelf vergoeden?
Wie is er verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek? In de arbeidsomstandighedenwet is de zorgplicht van de werkgever vastgelegd. Zij moet zorgen dat de werkplek veilig is, aan de Arbo richtlijnen voldoet en dat deze voldoet aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer. Omdat tijdens de Lockdown de overheid heeft opgeroepen tot thuiswerken, is het niet reëel om van werkgever te verlangen dat zij volledig voldoen aan de wet. Maar hoever rijkt de verantwoordelijkheid bij het inrichten van je thuiswerkplek als thuiswerken de norm binnen het bedrijf is?
Wat valt er allemaal onder thuiswerken? Mag je bijvoorbeeld met een collega thuis afspreken of samen werken? En mag je in een café of openbare flexplek werken? Voor mensen die contact missen kan dat een heel prettige oplossing zijn. Minder reistijd, meer focus en toch een beetje samen.

Ben jij een HRM manager die hier eens verder over wil praten? Stuur mij dan een mailtje: myra.vanherwijnen@vlc-partners.nl